Des automatisations concrètes pour votre PME
Chaque scénario suit la même logique : le problème, ce qui est automatisé, le résultat. Voici des exemples de ce que nous mettons en place, à adapter à vos outils.
Scénarios suisses
Facturation, comptabilité et métiers
Devis signé → facture Bexio avec QR-facture → relance automatique
Problème : La facture est saisie à la main après chaque signature, et les relances dépendent de la mémoire de chacun.
Automatisé : La facture est créée dans Bexio avec sa QR-facture, puis les impayés sont relancés à l'échéance.
Résultat : Une facturation régulière et des relances qui ne sont plus oubliées.
Commande Shopify/WooCommerce → écriture comptable Bexio → mise à jour du stock
Problème : Chaque commande est recopiée à la main dans la comptabilité, puis dans le stock.
Automatisé : La commande crée l'écriture comptable dans Bexio et met le stock à jour.
Résultat : Des chiffres cohérents entre la boutique, la comptabilité et l'inventaire, sans double saisie.
Formulaire du site → fiche CRM + e-mail de confirmation + tâche assignée
Problème : Les demandes reçues par le site sont recopiées dans le CRM, et personne ne sait qui doit répondre.
Automatisé : Chaque demande crée une fiche dans le CRM, envoie un e-mail de confirmation au visiteur et assigne une tâche à la bonne personne.
Résultat : Aucune demande perdue, un visiteur informé et un responsable désigné.
Fiduciaires : justificatifs clients (kDrive ou Google Drive) → classement → notification
Problème : Les justificatifs arrivent en vrac, par e-mail ou par dépôt, et doivent être triés un par un.
Automatisé : Ils sont collectés, classés dans le bon dossier du client (kDrive ou Google Drive), et l'équipe est notifiée.
Résultat : Un dossier client à jour, et moins de relances auprès des clients.
Régies immobilières : demandes des locataires → ticket → suivi et réponse
Problème : Les demandes des locataires arrivent par plusieurs canaux et leur suivi est difficile à tracer.
Automatisé : Chaque demande devient un ticket assigné, avec un suivi de son avancement et une réponse au locataire.
Résultat : Des demandes traitées dans l'ordre, avec un historique clair.
Hôtellerie et restauration : réservations → confirmation → avis clients après le séjour
Problème : Les confirmations et les demandes d'avis sont envoyées à la main, quand on y pense.
Automatisé : Chaque réservation déclenche une confirmation, puis une demande d'avis envoyée après le séjour.
Résultat : Des clients informés à chaque étape et des avis demandés systématiquement.
Rapport mensuel automatique (ventes, trésorerie) envoyé par e-mail
Problème : Le rapport de fin de mois se prépare à la main en rassemblant des chiffres de plusieurs outils.
Automatisé : Les données de vos outils sont rassemblées et le rapport est envoyé par e-mail aux personnes concernées.
Résultat : Un point mensuel prêt à la date prévue, sans préparation manuelle.
Productivité
Organiser son travail au quotidien
Maîtrisez votre boîte mail
Problème : Les e-mails s'accumulent et les urgences se perdent.
Automatisé : Chaque e-mail est trié et traité selon vos règles dès son arrivée ; les urgences déclenchent une notification Slack.
Résultat : Une boîte mail organisée et des urgences repérées tout de suite.
Notion ↔ Google Calendar
Problème : Les mêmes événements sont saisis dans deux outils, avec des doublons et des oublis.
Automatisé : Synchronisation bidirectionnelle entre Notion et Google Calendar.
Résultat : Un agenda et une base Notion toujours cohérents.
Organisation de rendez-vous
Problème : Chaque rendez-vous demande un lien, un document de notes et des invitations préparés à la main.
Automatisé : Une ligne ajoutée dans Google Sheets crée le lien Calendly et le document de notes, puis envoie les invitations aux participants.
Résultat : Des rendez-vous préparés sans saisie répétée.
Assistant de rappels
Problème : Des tâches Notion arrivent à échéance sans que personne ne le remarque.
Automatisé : Vos tâches Notion sont surveillées et des rappels partent sur le canal de votre choix, à la fréquence et sur le ton souhaités.
Résultat : Moins d'oublis, sans avoir à se relancer soi-même.
Données et fichiers
Centraliser l'information
Veille personnalisée
Problème : Suivre ses sources demande du temps de lecture et de tri.
Automatisé : Vos sources sont analysées, catégorisées par IA et organisées dans un tableau prêt à consulter.
Résultat : Une veille centrée sur l'essentiel, disponible au même endroit.
Sauvegarde des pièces jointes vers Drive
Problème : Les pièces jointes restent dispersées dans les boîtes mail.
Automatisé : Chaque pièce jointe est enregistrée dans Google Drive, dans son format d'origine.
Résultat : Des documents archivés au même endroit.
Communication
Répondre et publier avec régularité
Publication sur les réseaux sociaux
Problème : Chaque article de blog doit être repris à la main pour chaque réseau.
Automatisé : L'article est reformulé par IA, puis diffusé sur X, Facebook Pages et LinkedIn.
Résultat : Une présence régulière sans republication manuelle.
Réponses e-mail assistées par IA
Problème : Répondre à chaque e-mail entrant prend du temps.
Automatisé : Une réponse adaptée est générée pour chaque e-mail entrant, et l'historique est conservé pour ajuster le scénario.
Résultat : Des réponses cohérentes et un suivi des échanges.
Commentaires Instagram
Problème : Répondre à chaque commentaire prend du temps.
Automatisé : Les commentaires sont lus, une réponse est générée par IA et publiée.
Résultat : Des commentaires traités régulièrement.
E-commerce
Gérer un catalogue et des commandes
Catégorisation des produits
Problème : Classer un catalogue produit par produit est long.
Automatisé : Les produits WooCommerce sont catégorisés automatiquement par IA.
Résultat : Un catalogue mieux organisé, sans saisie.
Contenu et WordPress
Produire et mettre à jour du contenu
Mise à jour du contenu WordPress
Problème : Mettre à jour de nombreux articles WordPress à la main est long.
Automatisé : Les articles sont recherchés, un paragraphe est ajouté par IA, puis l'article est mis à jour dans WordPress.
Résultat : Des contenus tenus à jour sans reprise manuelle.
Génération de briefs de rédaction
Problème : Préparer un brief de rédaction pour chaque sujet est répétitif.
Automatisé : À partir d'une liste de sujets, un brief est généré, enrichi par les questions fréquentes des internautes, puis enregistré dans Google Docs.
Résultat : Des briefs prêts pour la rédaction.
Génération d'images par IA
Problème : Trouver et préparer un visuel pour chaque contenu prend du temps.
Automatisé : Un prompt est généré, l'image est créée par IA, puis importée dans WordPress.
Résultat : Des visuels produits sans passer par une banque d'images.
Redimensionnement et conversion d'images
Problème : Redimensionner et convertir des images une par une est fastidieux.
Automatisé : Les images listées dans un Google Sheets sont récupérées, redimensionnées et converties, puis enregistrées dans Google Drive.
Résultat : Des images au bon format, sans manipulation manuelle.
Mise à jour des balises titres
Problème : Corriger les balises titres article par article est long.
Automatisé : Les articles sont recherchés, leurs balises titres sont corrigées, puis l'article est mis à jour dans WordPress.
Résultat : Une structure de titres homogène sur le site.
Notification d'une nouvelle vidéo YouTube
Problème : Suivre les nouvelles vidéos d'une chaîne demande de vérifier à la main.
Automatisé : Chaque nouvelle vidéo d'une chaîne suivie est annoncée dans Discord.
Résultat : Une équipe informée dès la publication.
Transcription et résumé de vidéos YouTube
Problème : Regarder une vidéo entière pour en tirer l'essentiel prend du temps.
Automatisé : La transcription est récupérée, résumée par IA et enregistrée dans Google Sheets.
Résultat : Un résumé consultable rapidement.
Vous ne trouvez pas le scénario qu'il vous faut ?
Chaque entreprise a ses propres outils et ses propres process. Décrivez-nous vos tâches répétitives : nous vous disons ce qui peut être automatisé.